Por qué debería evitar los correos electrónicos basados en funciones

Todas las empresas necesitan contactos de correo electrónico válidos para establecer relaciones. Pero obtener una dirección de correo electrónico privada no siempre es la tarea más fácil.

Muchas empresas intentan tomar un atajo mediante el uso de correos electrónicos basados en funciones. Envían mensajes a casillas de correo como 'sales@company.com' o 'team@company.com' con la esperanza de conectarse con la persona adecuada. Esta parece una táctica válida, especialmente si tiene un producto o servicio que puede beneficiar a esa persona.

Pero antes de enviar el siguiente correo electrónico, conozca bien los riesgos que corre cada vez que incluye correos electrónicos basados en funciones en sus comunicaciones de marketing.

Riesgos de los correos electrónicos basados en funciones

Si utiliza un servicio de validación de correos electrónicos, descubrirá que los correos electrónicos basados en funciones están marcados como tales en lugar de como "válidos". Pero, ¿por qué no puede usarlos para el marketing por correo electrónico B2B?

Los proveedores de servicios de Internet y los servicios de prevención de spam de correo electrónico tienen ciertas expectativas con respecto a este tipo de correos electrónicos. A continuación, le explicamos por qué usarlos para sus campañas puede representar un riesgo importante.

Los correos electrónicos basados en funciones se asocian con el spam

Por lo general, los remitentes se comunican con direcciones de correo electrónico basadas en funciones porque en realidad no tienen contacto personal directo en ese dominio empresarial. Los correos electrónicos basados en funciones se recopilan fácilmente, ya que generalmente se encuentran en sitios web, páginas de destino, listados y directorios en línea. Ni siquiera necesita buscar estos datos personalmente, pero puede usar una variedad de herramientas para buscar datos en la web.

Los proveedores de servicios de Internet y correo electrónico lo saben, por lo que los correos electrónicos basados en funciones suelen activar filtros de spam de correo. Pero, ¿por qué es tan importante?

Debido a que está enviando su mensaje a un correo electrónico basado en funciones en lugar de a una persona real, es probable que no haya obtenido el consentimiento para enviar correos electrónicos, ni que el propietario de la casilla se haya suscripto para recibir comunicaciones. Y esta es la típica definición de "spam". Es por este motivo que muchos ESP, CRM y diversas herramientas de ventas le impedirán agregar un correo electrónico basado en funciones como suscriptor.

Por último, los proveedores de servicios cuentan con tecnología que les ayuda a identificar varios tipos de datos cuando los usuarios cargan listas de correo. Si agrega correos electrónicos basados en funciones como suscriptores, especialmente un gran número de ellos en una sola lista, se asume que la lista se compró. Por lo general, estas listas se venden muchas veces, lo que significa que también se han cargado en estas herramientas de correo. Si su proveedor de correo detecta estos datos reciclados, puede marcarlo como spammer (es decir, que suele enviar correo no deseado) y suspender su cuenta.

Con frecuencia, los correos electrónicos basados en funciones provocan rebotes duros (permanentes).

Si puede agregar un correo electrónico basado en funciones como suscriptor, es posible que los correos electrónicos que se les envíen aún reboten.

Por las razones descritas anteriormente, los proveedores de servicios de Internet y correo electrónico pueden detectar el tipo de dirección a la que está enviando correo electrónico y pueden optar por rechazar el mensaje automáticamente. El propósito tradicional de un correo electrónico basado en funciones no son las comunicaciones de marketing, y existe una baja probabilidad de que una persona real haya optado por recibir su correo electrónico. Por lo tanto, sus correos electrónicos tienen un alto riesgo de rebotar.

Los correos electrónicos basados en funciones son guaridas de spam

Imagínese esto: varios remitentes logran agregar correos electrónicos basados en funciones a su lista de correo. Envían sus correos electrónicos a estos contactos y son capaces de entregarlos sin problemas.

¿Qué tipo de correos electrónicos cree que reciben estas casillas?

Debido a su disponibilidad pública, la venta constante de datos y el uso de herramientas de extracción de datos ("scraping"), las casillas de entrada de correo electrónico basadas en funciones se inundan de spam todos los días. No solo hace que sea una tarea ingrata administrar estas casillas y distinguir las consultas genuinas, sino que también aumenta la probabilidad de que sus correos electrónicos terminen en la carpeta de spam y nunca se vean.

Todos estos factores perjudican su capacidad de entrega de correos electrónicos

Ser marcado como spam, recibir quejas por spam, y tener una mayor tasa de rebote y poca interacción con el correo electrónico: todos estos factores perjudican su entrega de correos electrónicos y su reputación como remitente.

Su objetivo con el marketing por correo electrónico B2B es hacer llegar sus mensajes a los responsables de la toma de decisiones de la empresa. Si los ISP comienzan a asociar el dominio de su empresa con spam, un porcentaje mayor de sus correos electrónicos rebotará y serán aun menos los que recibirán interacción.

Cuándo utilizar los correos electrónicos basados en funciones

Si las direcciones basadas en funciones tienen tantos inconvenientes, ¿debería evitar siempre los correos electrónicos basados en funciones? Por lo general, la respuesta es "sí", pero puede considerar la posibilidad de probar un poco la estrategia de contacto en frío con el uso inteligente de la segmentación de correo electrónico.

Pero para poder hacer eso, consideremos primero el propósito de un correo electrónico basado en funciones.

Los correos electrónicos basados en funciones se crean para la organización

Debido a que los correos electrónicos basados en funciones están asociados con ciertos puestos o departamentos, la casilla generalmente se usa para cumplir algún objetivo y organizar los correos electrónicos entrantes.

Por ejemplo, "support@company.com" no se creó para responder al marketing por correo electrónico B2B; existe para organizar y administrar las solicitudes de asistencia entrantes. El envío de un mensaje de marketing a esta casilla se consideraría una molestia y es más probable que le genere una queja por spam que una respuesta.

Su uso principal es la comunicación interna

Una de las principales razones por las que los ISP marcan como spam los correos electrónicos externos enviados a casillas basadas en funciones es que estas direcciones suelen intercambiar correos electrónicos internamente.

Los empleados pueden enviar solicitudes a "hr@company.com", mientras que el jefe de Recursos Humanos tendrá su propia dirección exclusiva por separado. Por lo general, sucede lo mismo con direcciones que incluyen "sales@", "marketing@", etc.

Si tiene en cuenta los correos electrónicos basados en funciones y sus usos, a menudo queda más que claro si le conviene usar estos datos para campañas de marketing o no.

Sin embargo, hay casos en los que los equipos dedicados a la difusión en frío o el desarrollo de negocios pueden tener un producto o servicio que es específicamente pertinente y valioso para el destinatario en esa función de la empresa.

Si va a enviar un correo, utilice la segmentación inteligente de correo electrónico

Según lo explicado anteriormente en este artículo, asumamos que enviar un correo electrónico a una dirección basada en funciones siempre supone un alto riesgo. Y como sabe esto, debe tener mucho cuidado al decidir si enviará un correo electrónico comercial a una.

Verificación de correos electrónicos para correos basados en funciones

Aunque muchos correos electrónicos basados en funciones son fáciles de clasificar por su nombre de usuario y estructura, este método no es 100% confiable. Además, es fácil que pase por alto correos electrónicos basados en funciones al intentar cargar una gran lista de clientes potenciales en su base de datos.

Para evitar los correos electrónicos basados en funciones en su marketing por correo electrónico B2B, debe utilizar una verificación de correos electrónicos que pueda detectarlos de forma fiable con regularidad. La detección de correos electrónicos basados en funciones es bastante común en el sector, pero algunos servicios aún carecen de esta función.

Así es como puedes encontrar y eliminar correos electrónicos basados en roles de tu lista:

1. Cargue su lista de correo en una herramienta de verificación de correos electrónicos. Según el servicio, puede optar por una carga directa de archivos, transferir su lista a través de la nube o sincronizar su lista directamente mediante una integración con su proveedor de servicios.

2. La herramienta de verificación de correos electrónicos revisará cada dirección de correo electrónico que se encuentre en su lista.

Cada dirección de correo electrónico se somete a una serie de comprobaciones, entre las que se incluyen la sintaxis, los registros DNS y la configuración de SMTP. Según su funcionalidad, también puede comprobar si hay dominios desechables o un historial de abuso de quejas por spam, y si se trata de un correo electrónico basado en funciones o un correo electrónico basado en funciones "catch-all".

3. Cuando se complete la verificación de correos electrónicos, recibirá los resultados. En el archivo, todos sus correos electrónicos "válidos" quedan en una lista limpia, mientras que todos los demás tipos de direcciones de correo electrónico se eliminan y separan.

A continuación, puede cargar su lista de contactos válidos en su CRM o ESP. Puede utilizar cualquier correo electrónico basado en funciones detectado para las pruebas de segmentación de correo electrónico.

Detecte correos electrónicos basados en funciones en tiempo real

Una API de verificación de correo electrónico puede ayudarlo a detectar correos electrónicos basados en funciones en el momento de la suscripción, además de limpiar listas masivas.

Si bien no es una buena práctica que los visitantes se registren utilizando un correo electrónico basado en funciones como correo electrónico principal, pueden hacerlo para permanecer en el anonimato y proteger sus datos. Como resultado, necesitará una verificación de correos electrónicos en tiempo real para detectar los correos electrónicos basados en funciones antes de que ingresen en su base de datos.

Un servicio de verificación de correo electrónico como ZeroBounce proporciona a todos los usuarios una clave API única, que puede agregar a su sitio web, páginas de destino, formularios de registro y cualquier otro lugar en el que recopile datos de correo electrónico.